Reuniones 

eficaces en 13 pasos.      

¿Cuántas veces 

no has estado horas en una sola reunión? Terminas con cansancio, sueño, hambre y hasta dolor de cabeza…

El problema de las juntas eternas y poco efectivas, es que además de desgastarte mentalmente, te roba un gran tiempo que puedes utilizar con mayor productividad, y hablando en un mundo empresarial, representa pérdidas o ganancias.

Muchas veces las reuniones se convierten en momentos poco eficientes y suelen ser de tiempo prolongado debido a la falta de objetivos y a una adecuada estrategia para llevarlas a cabo, por ello, te tenemos algunos tips para organizar reuniones más eficaces y eficientes:

 

01.

Establece un objetivo de la reunión.

02.

Elabora una lista de temas a tratar.

03.

Define en qué momentos y temas necesitas que las personas estén presentes, evitando perder tiempo de las actividades de productividad.

04.

Asigna día, hora y lugar en la que se llevará a cabo. Calcula el tiempo promedio de duración, el máximo recomendado es de 50 minutos.

05.

Evita hacer la reunión en un horario cercano a la comida, perderás un porcentaje de atención por causas biológicas.

06.

Con mínimo 2 días de anticipación, realiza una convocatoria por correo electrónico; especifica los temas a tratar y los datos físicos (Día, lugar, hora). De este modo darás la oportunidad de que el equipo se prepare y lleve lo necesario a la reunión, haciéndola más productiva.

07.

Recuerda que la puntualidad es un punto fundamental.

08.

Realiza una introducción breve que justifique la reunión.

09.

Habla a un ritmo medio, con un todo de voz alto y claro; tendrás la atención de los presentes y evitarás confusiones o malentendidos.

10.

Proporciona agua, bebidas o bocadillos; hará más positivo el momento y la disposición del equipo será mayor.

11.

Da un tiempo de retroalimentación, preguntas y comentarios.

12.

Abre una sección de conclusiones con puntos específicos e importantes, teniendo en cuenta lo que se quiere lograr con cada punto y persona. Esto servirá para reforzar de último momento, quedando presente en los asistentes.

13.

Acuerda una reunión posterior para mostrar avances y cumplir los objetivos; así dejarás establecido el tiempo que tiene el equipo para realizar las estrategias necesarias para llegar a lo cometido.

Recuerda que tanto tu tiempo como el de todo el equipo, es sumamente valioso y preservarlo es fundamental para tener relaciones y finanzas sanas. Recuerda que tanto tu tiempo como el de todo el equipo, es sumamente valioso y preservarlo es fundamental para tener relaciones y finanzas sanas. 

12 / Agosto / 2020 

Redacción: Expresion.Arte

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